Krajowy System e-Faktur (KSeF) od lutego 2026 roku ma stać się obowiązkowym rozwiązaniem dla wszystkich przedsiębiorców i podatników VAT w Polsce. Reforma zakłada pełną cyfryzację faktur sprzedażowych, które będą wystawiane, odbierane i archiwizowane w centralnym systemie Ministerstwa Finansów. Zmiana dotyczy ponad 2 mln firm, które co miesiąc generują kilkaset milionów dokumentów, dlatego przygotowania do KSeF są jednym z największych wyzwań podatkowych ostatnich lat. Przedsiębiorcy i księgowi oczekiwali, że prezydent Karol Nawrocki podpisze ustawę regulującą zasady działania systemu jeszcze w sierpniu.
Tymczasem w oficjalnym wykazie podpisanych 21 ustaw zabrakło aktu o zmianie ustawy o VAT, czyli dokumentu uruchamiającego KSeF. Brak jednoznacznej decyzji wprowadza niepewność i może drastycznie skrócić czas na przygotowania, jeśli ustawa zostanie podpisana dopiero jesienią. Każdy miesiąc zwłoki oznacza dla firm większe ryzyko i wyższe koszty wdrożenia, jak podaje Noweinformacje.pl.
Dlaczego KSeF jest kluczowy dla firm
KSeF został zaprojektowany, aby uprościć proces fakturowania, zmniejszyć skalę oszustw podatkowych oraz przyspieszyć obieg dokumentów. Według danych Ministerstwa Finansów co miesiąc wystawia się w Polsce ponad 300 milionów faktur, a ich centralne przesyłanie pozwoli na bieżąco kontrolować rozliczenia VAT. Firmy dzięki KSeF nie będą już musiały przechowywać faktur w archiwach papierowych, co znacząco obniży koszty. Z drugiej strony, system wymaga dostosowania oprogramowania księgowego oraz przeszkolenia pracowników w zakresie nowej obsługi. Wdrożenie będzie obowiązkowe zarówno dla dużych spółek, jak i mikroprzedsiębiorców. Dla wielu firm oznacza to konieczność inwestycji w systemy IT i konsultacje z księgowymi.
Czy prezydent podpisał ustawę o KSeF
Według komunikatu Kancelarii Prezydenta podpisanych zostało 21 ustaw, lecz w publicznie dostępnej bazie pojawiło się jedynie 20 dokumentów. Zostało to szybko zauważone przez ekspertów, którzy wskazali, że brakuje aktu dotyczącego zmian w ustawie o VAT, czyli kluczowej regulacji uruchamiającej KSeF. Po kilku godzinach lista została uzupełniona, ale ustawa o e-Fakturach wciąż nie figurowała w spisie. To oznacza, że dokument nadal leży na biurku prezydenta i nie został podpisany. Brak decyzji wprowadza zamieszanie, bo przedsiębiorcy nie wiedzą, czy obowiązek wejdzie w życie w planowanym terminie. Jeżeli podpis pojawi się dopiero jesienią, przygotowania będą musiały przebiegać w ogromnym pośpiechu.
Ryzyka związane z opóźnieniem
Niepodpisanie ustawy w sierpniu oznacza poważne zagrożenia dla firm i całego rynku. Przede wszystkim przedsiębiorcy mogą mieć zbyt mało czasu na wdrożenie systemów księgowych kompatybilnych z KSeF. Kolejnym ryzykiem jest brak możliwości odpowiedniego przeszkolenia pracowników w zakresie nowych procedur. Firmy, które prowadzą setki transakcji miesięcznie, obawiają się, że krótki termin wdrożenia doprowadzi do chaosu w fakturowaniu. Problemem może być także brak infrastruktury IT w mniejszych podmiotach, które nie posiadają rozbudowanych działów finansowych. Eksperci ostrzegają również, że awaria systemu KSeF bez przygotowanych procedur awaryjnych może doprowadzić do paraliżu w rozliczeniach podatkowych.
Najważniejsze zagrożenia:
- brak czasu na aktualizację systemów księgowych,
- konieczność intensywnych szkoleń dla księgowych i pracowników,
- ryzyko błędów w rozliczeniach VAT,
- problemy z płynnością finansową firm,
- brak przygotowania procedur awaryjnych.
Jak przygotować firmę do KSeF
Eksperci doradzają, aby nie czekać na podpis prezydenta, lecz już teraz rozpocząć przygotowania. Pierwszym krokiem powinno być sprawdzenie, czy używany system księgowy posiada moduł do obsługi KSeF. Następnie warto skorzystać z darmowych szkoleń Krajowej Administracji Skarbowej, która udostępnia materiały edukacyjne i webinary. Kolejnym krokiem jest rozpoczęcie testowego wystawiania faktur w trybie dobrowolnym, aby uniknąć błędów w momencie obowiązkowego wdrożenia. Firmy powinny także opracować wewnętrzne procedury awaryjne na wypadek niedostępności systemu. Warto również przygotować dodatkowy budżet na modernizację infrastruktury IT.
Lista działań dla firm
- Sprawdzenie zgodności programów księgowych.
- Udział w szkoleniach i webinarach KAS.
- Testowe korzystanie z KSeF w trybie dobrowolnym.
- Opracowanie planu awaryjnego na wypadek awarii systemu.
- Zabezpieczenie środków na modernizację IT.
Scenariusze i terminy wdrożenia
| Scenariusz | Data podpisu ustawy | Wejście w życie | Czas dla firm | Skala ryzyka |
|---|---|---|---|---|
| Optymistyczny | Sierpień 2025 | Luty 2026 | 6 miesięcy | Niskie |
| Realistyczny | Wrzesień 2025 | Luty 2026 | 4 miesiące | Wysokie |
| Pesymistyczny | Październik 2025 | Luty 2026 | 3 miesiące | Bardzo wysokie |
| Awaryjny | Listopad 2025 | Możliwe przesunięcie | 2 miesiące lub więcej | Krytyczne |
Tabela jasno pokazuje, że każdy miesiąc zwłoki radykalnie zmniejsza czas na przygotowania. Dla małych firm i biur rachunkowych oznacza to konieczność działania w pośpiechu i ryzyko błędów w rozliczeniach.
Co dalej z ustawą o e-Fakturach
Choć prezydent nie podpisał jeszcze ustawy, Ministerstwo Finansów utrzymuje, że termin 1 lutego 2026 roku pozostaje obowiązujący. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorcy powinni traktować tę datę jako ostateczną i już dziś inwestować w przygotowania. Eksperci są zgodni, że wprowadzenie KSeF jest nieuniknione, a przesunięcie terminu – jeśli w ogóle nastąpi – będzie miało charakter techniczny. Warto więc podejść do zmian strategicznie i rozpocząć transformację cyfrową w firmach, aby uniknąć stresu i strat finansowych. KSeF ma przynieść korzyści w długiej perspektywie, ale tylko dobrze przygotowane firmy odczują je pozytywnie.
Bądź na bieżąco z najnowszymi wiadomościami z Polski i ze świata: codziennie czytaj przydatne i aktualne informacje, takie jak ta: Jakie są najbardziej dochodowe branże dla biznesu w Polsce w 2025 roku
